Ihre Vorgänge
👉Was Sie hier sehen
Alle angelegten Vorgänge — die zuletzt bearbeiteten zuerst. Ein Klick öffnet den Vorgang mit dem Ergebnis von damals, ohne dass neu gerechnet wird.
💡Nachdrehen
Kommt später eine Rechnung nach, öffnen Sie den Vorgang, laden die Datei dazu und prüfen erneut. Bereits gelesene Belege werden nicht noch einmal gelesen — der Nachtrag dauert deshalb nur wenige Minuten statt einer knappen Stunde.
⚙️Ablage
Jeder Vorgang liegt in einem eigenen Ordner mit seinen Dokumenten und dem letzten Ergebnis. Über das Papierkorb-Symbol wird ein Vorgang vollständig gelöscht — samt aller hochgeladenen PDFs.
1 · Fall anlegen
👉Was Sie tun
Sie geben dem Vorgang einen Namen (Aktenzeichen oder Objekt) und legen ihn an.
💡Warum
Jede Baukostenabrechnung ist ein eigener Vorgang. Der Name ordnet später den Report und die Ablage eindeutig zu.
⚙️Im Hintergrund
Es wird ein isolierter Fall-Ordner angelegt. Nur die Dokumente dieses Vorgangs kommen hinein — keine Vermischung mit anderen Fällen. Alles bleibt im Haus der Landeskirche.
2 · Unterlagen hochladen
👉Was Sie tun
Sie ziehen alle PDFs des Vorgangs hinein: Sachbuch/Investitionskonto, Rechnungsbelege, Finanzierungsplan und — falls vorhanden — die Kostenfeststellung des Architekten. Reihenfolge egal.
💡Warum
Der Assistent braucht beide Seiten: die Buchungen (Sachbuch) und die Belege, um sie gegeneinander zu prüfen — genau der Abgleich, der heute Stunden Handarbeit kostet.
⚙️Im Hintergrund
Beim Prüfen erkennt der Assistent automatisch, welches Dokument das Sachbuch ist und welche die Belege. Der Rechen-Kern liest die Buchungen exakt aus (kein Raten), bereinigt Soll/Ist-Doppelungen und Stornos. Ist die KI-Belegerkennung aktiv, liest ein Vision-Modell die Rechnungen — auch handschriftliche Prüfvermerke — und zieht den tatsächlich angewiesenen Betrag, nicht den gedruckten.
Sachbuch/Investitionskonto, Rechnungsbelege, Finanzierungsplan, Kostenfeststellung — als PDF. Reihenfolge egal, die Zuordnung passiert automatisch.
PDFs hierher ziehen oder klicken
Bitte aus einem Ordner auf dem Rechner ziehen. Direkt aus Outlook oder einer
Web-Ansicht gezogene Anhänge kommen nicht an — die vorher speichern.
👉Was passiert
Ein Vision-Modell (Bild-KI) liest jeden Rechnungsbeleg Seite für Seite — und erkennt dabei auch die handschriftlichen Prüfvermerke der Bauberatung (Skonto, Einbehalte, der final angewiesene Betrag statt des gedruckten).
⚙️Wie
Läuft on-prem auf eigener Hardware — kein Dokument verlässt das Haus. Der erkannte Betrag wird dann mit den Buchungen im Sachbuch abgeglichen.
💡Warum es dauert
Belege haben oft 10+ Seiten; das gründliche Lesen kostet je Beleg ein paar Minuten. Der Fortschrittsbalken zeigt „Beleg x/9 · Seite y". Ohne Häkchen wird nur das Sachbuch abgeglichen — cent-genau und sofort; Belege lassen sich später ergänzen.
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3 · Ergebnis
👉Was Sie tun
Sie sehen jede Buchung mit einer Ampel: grün = Beleg passt zur Buchung, gelb = bitte anschauen, rot = Beleg ohne passende Buchung. Den Excel-Report laden Sie für die weitere Bearbeitung herunter.
💡Warum
Die KI ersetzt nicht Ihre Entscheidung — sie sortiert vor. Statt jede Rechnung von Hand zu suchen und abzuhaken, prüfen Sie nur noch die auffälligen Fälle (gelb/rot).
⚙️Im Hintergrund
Jede Buchung wird über den Zahlbetrag mit einem Beleg gematcht. Summen und Differenzen werden gebildet, die Ampel gesetzt. Der Excel-Report entsteht im gewohnten Format der Bauberatung — direkt weiterverwendbar.
💡 Ampel-Kachel anklicken filtert die Tabelle (nochmal klicken = alle). Zeile anklicken zeigt die Fundstelle — woher jeder Betrag stammt und warum die Ampel so steht.
| Ampel | gebucht | Betrag € | Buchungstext | Beleg | Fundstelle |
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